دبیرخانه

مدرک تحصیلی

کاردانی

رشته

ادبیات

وظایف و مسئولیت های دبیرخانه

* نظارت بر انجام امور تحریرات

* نظارت بر دریافت و ثبت نامه های وارده از واحدهای دانشگاهی یا دفاتر سازمان مرکزی، مؤسسات دولتی و مملکتی و اشخاص حقیقی و حقوقی و یا در ارسال نامه برای آنان

* نظارت بر تفکیک و توزیع نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنام

ه ها، دستورات کتبی اداری، و دعوتنامه ها از اعم صادره و وارده

* نظارت بر انجام امور نامه رسانی

 * پاسخگویی به مراجعین و مقامات و مسؤولان در امور مربوط به دبیرخانه و بایگانی

* آشنایی با سیستم مکانیزه ثبت، ورود و صدور نامه ها و مراسلات اداری

* ارسال نامه ها و بسته های پستی و تلگراف ها

* نظارت بر انجام امور بایگانی عادی جاری، به منظور حفظ سوابق پرونده ها و مکاتبات

* بازبینی و کنترل نامه ها از جهت ضمائم و پیوست ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه ها

* اعلام وضعیت نحوه ارسال نامه در سابقه نامه

* تفکیک و توزیع نامه ها، دستورالعمل ها، بخش نامه ها و دعوت نامه بین واحدها

* انجام بایگانی کاغذی و بایگانی الکترونیکی

* پاسخ به مراجعین جهت ردیابی نامه های ایشان

* دریافت نامه های محرمانه مطابق مقررات و اصول و تحویل حوزه مربوطه

* پیگیری امور اتوماسیون و جوابگویی و رفع مشکل و ارائه راهنمایی حضور و تلفنی

* دریافت فاکس های الکترونیکی و انجام فاکس

* دریافت فاکس و ثبت در دبیرخانه و ارجاع به همکارن

* ارائه خدمات مربوط به تکثیر سربرگ مکاتبات مورد نیاز شبکه

*انجام سایر امور محوله

تلفکس ‌
۰۴۵-۳۲۳۲۵۳۰۴